Вибір системи оподаткування є одним із ключових рішень для фізичної особи-підприємця або юридичної особи, яка розпочинає або продовжує свою господарську діяльність. В Україні існують дві основні системи оподаткування: загальна та спрощена.
Загальна система передбачає сплату податку на доходи фізичних осіб (для ФОП) або податку на прибуток (для юридичних осіб), а також низку інших податків. Спрощена система (єдиний податок) є більш простою у веденні обліку та звітуванні, а також часто дозволяє зменшити податкове навантаження. Станом на 2026 рік перехід із загальної системи на спрощену є можливим, однак потребує дотримання певних умов та процедур. Правильне розуміння порядку та умов переходу є критично важливим для уникнення помилок, штрафних санкцій та втрати права на застосування спрощеної системи.
Що таке загальна та спрощена система оподаткування
Загальна система оподаткування є основною системою, яка застосовується до платників податків, якщо вони не обрали спеціальний режим оподаткування. Для фізичних осіб-підприємців загальна система передбачає сплату податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) за ставкою 18% від чистого доходу (дохід мінус документально підтверджені витрати), військового збору за ставкою 1,5%, а також єдиного соціального внеску (ЄСВ) у розмірі 22% від мінімальної заробітної плати.
Для юридичних осіб загальна система передбачає сплату податку на прибуток за ставкою 18% від оподатковуваного прибутку, а також інших податків. Спрощена система оподаткування (єдиний податок) є спеціальним режимом, який передбачає сплату єдиного податку замість ПДФО, податку на прибуток, ПДВ (крім випадків, коли платник зареєстрований платником ПДВ добровільно), а також деяких інших податків. Єдиний податок поділяється на чотири групи залежно від обсягу доходу, кількості найманих працівників та видів діяльності.
Перша група призначена для ФОП, які не використовують працю найманих працівників та здійснюють виключно роздрібний продаж товарів або надають побутові послуги населенню. Друга група – для ФОП, які здійснюють діяльність з надання послуг, у тому числі побутових, а також виробництво та продаж товарів. Третя група – для ФОП та юридичних осіб з обсягом доходу до 5 мільйонів гривень на рік. Четверта група – для сільськогосподарських товаровиробників.
Хто може перейти на спрощену систему оподаткування
Питання як перейти з загальної на спрощену систему оподаткування надзвичайно актуальна. Право на перехід на спрощену систему оподаткування мають як фізичні особи-підприємці, так і юридичні особи, за умови дотримання встановлених законодавством обмежень. Фізичні особи-підприємці можуть обрати будь-яку з перших трьох груп єдиного податку, якщо відповідають критеріям відповідної групи. Юридичні особи можуть обрати лише третю групу єдиного податку. До критеріїв належать: обсяг доходу; кількість найманих працівників; види діяльності. Для переходу на першу групу єдиного податку ФОП не повинен використовувати працю найманих працівників, а обсяг доходу не повинен перевищувати 1 мільйон 136 тисяч гривень на рік.
Для переходу на другу групу ФОП може мати до 10 найманих працівників, а обсяг доходу не повинен перевищувати 5 мільйонів 680 тисяч гривень на рік. Для переходу на третю групу ФОП може мати необмежену кількість найманих працівників, а обсяг доходу не повинен перевищувати 5 мільйонів гривень на рік (для ФОП) та 5 мільйонів гривень на рік (для юридичних осіб). Важливо зазначити, що перехід на спрощену систему є добровільним. Ніхто не має права примусити платника податків перейти на єдиний податок. Також платник податків може в будь-який момент відмовитися від спрощеної системи та повернутися на загальну.
Умови переходу із загальної системи на спрощену
Для того щоб перейти із загальної системи оподаткування на спрощену, необхідно дотриматися низки умов. По-перше, платник податків повинен відповідати критеріям обраної групи єдиного податку (обсяг доходу, кількість працівників, види діяльності). По-друге, платник податків не повинен мати податкового боргу. Наявність заборгованості зі сплати податків є підставою для відмови у реєстрації платником єдиного податку. По-третє, платник податків повинен подати заяву про застосування спрощеної системи оподаткування до контролюючого органу.
По-четверте, платник податків повинен обрати ставку єдиного податку (для третьої групи – 5% або 3% плюс ПДВ). По-п'яте, платник податків повинен зареєструватися платником єдиного податку шляхом внесення відповідних даних до Реєстру платників єдиного податку. По-шосте, платник податків повинен привести свою діяльність у відповідність до вимог обраної групи. Наприклад, якщо ФОП переходить на першу групу, він не може використовувати працю найманих працівників. Якщо платник податків не відповідає цим умовам, контролюючий орган має право відмовити у реєстрації платником єдиного податку.
Відмова може бути оскаржена в адміністративному або судовому порядку. Важливо пам'ятати, що перехід на спрощену систему оподаткування можливий лише з початку календарного року (для ФОП) або з початку кварталу (для юридичних осіб). Винятком є випадки, коли платник податків змінює групу єдиного податку або відновлює статус платника єдиного податку.
Обмеження та заборони для переходу на спрощену систему
Розглядаючи далі, як перейти з загальної системи оподаткування на спрощену, варто сказати й про наявні заборони. Законодавство України встановлює перелік обмежень та заборон для переходу на спрощену систему оподаткування. Не мають права перейти на спрощену систему та бути платниками єдиного податку суб'єкти господарювання, які:
-
провадять діяльність у сфері грального бізнесу;
-
здійснюють обмін іноземної валюти;
-
здійснюють виробництво, експорт, імпорт підакцизних товарів (крім деяких винятків);
-
здійснюють видобуток, реалізацію корисних копалин;
-
надають послуги у сфері телебачення та радіомовлення;
-
здійснюють діяльність у сфері фінансового лізингу;
-
надають посередницькі послуги з купівлі-продажу нерухомості;
-
здійснюють діяльність з організації азартних ігор.
Крім того, не можуть бути платниками єдиного податку суб'єкти господарювання, у яких: обсяг доходу перевищує встановлений ліміт для обраної групи; кількість найманих працівників перевищує встановлений ліміт; здійснюється діяльність, не зазначена у заяві про застосування спрощеної системи; наявний податковий борг; здійснюється реалізація підакцизних товарів. Важливо зазначити, що ці обмеження та заборони застосовуються як до фізичних осіб-підприємців, так і до юридичних осіб. Порушення цих обмежень тягне за собою анулювання свідоцтва платника єдиного податку та переведення платника на загальну систему оподаткування. Анулювання може відбутися як з ініціативи контролюючого органу, так і за заявою платника податків. У разі анулювання свідоцтва платник зобов'язаний сплатити податки на загальних підставах за весь період застосування спрощеної системи, а також штрафні санкції.
Порядок переходу з загальної системи на спрощену
Порядок переходу із загальної системи оподаткування на спрощену є чітко регламентованим та включає кілька послідовних кроків. Перший крок – перевірка відповідності критеріям обраної групи єдиного податку. Другий крок – погашення податкового боргу (за наявності). Третій крок – подання заяви про застосування спрощеної системи оподаткування до контролюючого органу. Заява подається особисто або надсилається поштою з повідомленням про вручення. До заяви додаються розрахунок доходу за попередній календарний рік (для підтвердження відповідності ліміту), а також документи, що підтверджують відсутність заборонених видів діяльності.
Четвертий крок – отримання витягу з Реєстру платників єдиного податку. Контролюючий орган зобов'язаний внести платника до Реєстру протягом 10 днів з дня отримання заяви. П'ятий крок – початок застосування спрощеної системи оподаткування. Для ФОП перехід можливий з початку календарного року (якщо заяву подано до початку року) або з початку кварталу (якщо заяву подано протягом кварталу). Для юридичних осіб перехід можливий з початку кварталу. Шостий крок – ведення обліку та подання звітності відповідно до вимог спрощеної системи. Платники єдиного податку першої та другої груп подають податкову декларацію один раз на рік. Платники третьої групи подають декларацію щоквартально.
Сьомий крок – своєчасна сплата єдиного податку. Платники першої та другої груп сплачують податок щомісяця до 20 числа. Платники третьої групи сплачують податок щокварталу протягом 40 днів після закінчення кварталу. Порушення порядку переходу може призвести до відмови у реєстрації або анулювання свідоцтва.
Строки подання заяви на перехід
Строки подання заяви на перехід із загальної системи оподаткування на спрощену є критично важливими, оскільки пропуск строку унеможливлює перехід до наступного податкового періоду. Для фізичних осіб-підприємців, які бажають перейти на спрощену систему з початку календарного року, заява повинна бути подана до контролюючого органу не пізніше ніж за 15 днів до початку року. Тобто, для переходу з 1 січня заяву необхідно подати до 15 грудня попереднього року.
Якщо ФОП пропустив цей строк, він може перейти на спрощену систему з початку наступного кварталу. Для цього заява повинна бути подана не пізніше ніж за 15 днів до початку кварталу. Наприклад, для переходу з 1 квітня заяву необхідно подати до 15 березня. Для юридичних осіб перехід на спрощену систему можливий виключно з початку кварталу. Заява повинна бути подана не пізніше ніж за 15 днів до початку кварталу. Якщо платник податків пропустив строк подання заяви, він втрачає право на перехід у відповідному податковому періоді. Новий перехід можливий лише в наступному періоді.
У разі реєстрації нового ФОП або юридичної особи, заяву на перехід на спрощену систему можна подати одночасно з реєстрацією або протягом 10 днів після реєстрації. У цьому випадку платник податків вважається таким, що перейшов на спрощену систему з дати реєстрації. Важливо пам'ятати, що заява подається особисто або надсилається поштою з повідомленням про вручення. Електронна форма подання також допускається за наявності електронного підпису.
Які документи потрібні для переходу
Для здійснення переходу із загальної системи оподаткування на спрощену необхідно підготувати та подати до контролюючого органу певний пакет документів. Основним документом є заява про застосування спрощеної системи оподаткування. Форма заяви затверджена наказом Міністерства фінансів України. У заяві зазначаються:
-
прізвище, ім'я, по батькові (для ФОП) або повне найменування (для юридичної особи); податковий номер;
-
обрана група єдиного податку; ставка податку;
-
види діяльності, які будуть здійснюватися на спрощеній системі; реквізити свідоцтва платника ПДВ (якщо таке є).
До заяви додаються наступні документи:
-
розрахунок доходу за попередній календарний рік (для ФОП, які вже провадили діяльність);
-
копія паспорта та довідки про присвоєння податкового номера (для ФОП);
-
копія свідоцтва про державну реєстрацію (для ФОП та юридичних осіб);
-
копія установчих документів (для юридичних осіб);
-
довідка про відсутність податкового боргу.
Для ФОП, які переходять на першу або другу групу, додатково потрібно надати документи, що підтверджують право на застосування відповідної групи (наприклад, довідку про види діяльності). Для юридичних осіб, які переходять на третю групу, потрібно надати документи, що підтверджують обсяг доходу за попередній рік. У разі подання заяви поштою, всі копії документів повинні бути засвідчені нотаріально. У разі особистого подання, достатньо пред'явити оригінали документів для огляду. Контролюючий орган не має права вимагати документи, не передбачені законодавством. Відмова у прийнятті заяви через відсутність додаткових документів є неправомірною та може бути оскаржена.
Дата початку застосування спрощеної системи
Дата початку застосування спрощеної системи оподаткування залежить від дати подання заяви та статусу платника податків. Для фізичних осіб-підприємців, які подають заяву до початку календарного року (до 15 грудня), спрощена система застосовується з 1 січня наступного року. Наприклад, якщо заяву подано 10 грудня 2025 року, спрощена система застосовується з 1 січня 2026 року.
Якщо ФОП подає заяву протягом календарного року (але не пізніше ніж за 15 днів до початку кварталу), спрощена система застосовується з першого числа наступного кварталу. Наприклад, якщо заяву подано 10 березня 2026 року, спрощена система застосовується з 1 квітня 2026 року. Для юридичних осіб спрощена система застосовується виключно з першого числа кварталу, наступного за кварталом, у якому подано заяву. Наприклад, якщо заяву подано 15 березня 2026 року, спрощена система застосовується з 1 квітня 2026 року.
Якщо заяву подано 16 березня 2026 року, спрощена система застосовується з 1 липня 2026 року. Для новостворених ФОП або юридичних осіб, які подають заяву протягом 10 днів після державної реєстрації, спрощена система застосовується з дати державної реєстрації. Якщо заяву подано після 10 днів, спрощена система застосовується з першого числа місяця, наступного за місяцем подання заяви. Важливо пам'ятати, що до дати початку застосування спрощеної системи платник податків зобов'язаний сплачувати податки на загальній системі оподаткування. З дати початку застосування спрощеної системи платник зобов'язаний сплачувати єдиний податок та подавати звітність відповідно до обраної групи.
Типові помилки при переході між системами оподаткування
При переході із загальної системи на спрощену платники податків часто припускаються типових помилок, які можуть призвести до відмови у реєстрації, анулювання свідоцтва або донарахування податків. Перша помилка – подання заяви після встановленого строку. Це призводить до того, що перехід відкладається на наступний податковий період. Друга помилка – неправильне заповнення заяви. Найчастіше помиляються у зазначенні коду КВЕД, обраної групи або ставки податку.
Третя помилка – відсутність необхідних документів. Наприклад, неподання розрахунку доходу за попередній рік або довідки про відсутність податкового боргу. Четверта помилка – наявність податкового боргу на момент подання заяви. Навіть незначна заборгованість є підставою для відмови. П'ята помилка – здійснення заборонених видів діяльності. Наприклад, ФОП на першій групі не може торгувати підакцизними товарами. Шоста помилка – перевищення ліміту доходу.
Якщо за підсумками року дохід перевищив встановлений ліміт, платник втрачає право на застосування спрощеної системи. Сьома помилка – порушення правил ведення обліку. Платники єдиного податку зобов'язані вести Книгу обліку доходів та витрат. Відсутність такої книги або неправильне її ведення може призвести до анулювання свідоцтва. Восьма помилка – несвоєчасна сплата єдиного податку. Прострочення сплати навіть на один день тягне за собою накладення штрафу. Дев'ята помилка – неподання податкової звітності. Платники єдиного податку першої та другої груп подають декларацію раз на рік, але якщо її не подати, свідоцтво буде анульовано. Десята помилка – неврахування особливостей переходу для платників ПДВ. Якщо платник податків зареєстрований платником ПДВ, він повинен або відмовитися від реєстрації, або обрати третю групу зі ставкою 3% плюс ПДВ.