Оцифрування трудових книжок в Україні
У червні 2026 року завершується перехідний період для оцифрування паперових трудових книжок в Україні. Відповідно до рішення, ухваленого у 2021 році Законом України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі", Пенсійний фонд вже отримав понад 11,3 мільйона скан-копій трудових книжок. Важливо зазначити, що за неподання документів відповідальності чи штрафів не передбачено.
Дані про страховий стаж після 1 січня 2004 року містяться в електронних реєстрах Пенсійного фонду України. Електронний облік сплачених страхових внесків ведеться з того ж року, тоді як стаж до 2004 року підтверджується виключно записами в паперових трудових книжках. Наприкінці 2025 року в парламенті зареєстровано законопроєкт, який пропонує продовження строку оцифрування на період воєнного стану та ще на три роки після його припинення.
Технічні вимоги до скан-копій
Для успішного оцифрування необхідно дотримуватись технічних вимог до скан-копій, які мають бути:
- кольоровими, з чіткими зображеннями,
- у форматах JPG або PDF,
- розміром до 1 МБ,
- з якістю не менше 300 dpi.
При цьому потрібно сканувати всі сторінки трудової книжки, а також документи про освіту, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини для жінок та документи про зміну прізвища. У випадку втрати трудової книжки, періоди до 2004 року можна підтвердити довідками з підприємства, правонаступника або державних архівів.
Статус "Виконано" в особистому кабінеті Пенсійного фонду України означає, що дані про стаж було оновлено. Оцифрування трудових книжок є важливим кроком у переході до електронного обліку трудової діяльності, що спростить процес отримання пенсійних виплат у майбутньому.
Перехід до електронного обліку трудової діяльності в Україні має значні переваги, зокрема, спрощення доступу до інформації про трудовий стаж та пенсійні накопичення. Завершення оцифрування трудових книжок дозволить зменшити бюрократичні процедури та підвищить ефективність обслуговування громадян у Пенсійному фонді. Продовження термінів оцифрування, запропоноване в законопроєкті, може допомогти громадянам, які ще не встигли подати необхідні документи, у зв'язку з різними обставинами, зокрема, через воєнний стан в країні.
Оцифрування трудових книжок не лише полегшить процес отримання пенсійних виплат, але й забезпечить збереження важливих даних про трудову діяльність українців. Для детальнішої інформації про те, як Пенсійний фонд планує реалізувати цей процес, ознайомтеся з нашою статтею про плани оцифрування трудових книжок.