Запис в трудовій про звільнення за угодою сторін є юридичним фактом, який фіксує та підтверджує, що сторони зупинили співробітництво. Тому запис в трудовій про звільнення за власним бажанням важливий, як будь-який інший спосіб завершити спільну роботу.
Також запис про звільнення в трудовій має бути правильно оформлений (зазвичай використовується зразок запису в трудовій книжці про звільнення за угодою сторін). Від правильності формулювання такого запису залежить не лише кадровий порядок на підприємстві, а й подальші права працівника — зокрема щодо працевлаштування, обчислення стажу, отримання соціальних гарантій та виплат.
Оформлюючи запис в трудову про звільнення за угодою сторін, особливу увагу необхідно приділяти підставі звільнення, адже різні формулювання мають різні правові наслідки. Найпоширенішими варіантами є звільнення за власним бажанням та звільнення за згодою сторін. Кожен із цих випадків має свої особливості оформлення та відображення в трудовій книжці.
Що таке трудова книжка
Трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність працівника, який містить інформацію про прийняття на роботу, переведення на інші посади, заохочення, нагороди та звільнення. Вона підтверджує стаж роботи та використовується при призначенні пенсії, соціальних виплат і в інших правовідносинах, пов’язаних із працею.
Попри поступовий перехід до електронного обліку трудової діяльності, паперова трудова книжка досі має юридичне значення. Записи в ній здійснюються відповідно до встановлених правил діловодства. Кожен запис повинен бути точним, без скорочень, виправлень і довільних формулювань. Формулювання підстави звільнення має повністю відповідати тексту законодавчої норми, на яку посилається роботодавець.
Ведення трудових книжок покладається на кадрову службу або відповідальну особу підприємства. Усі записи здійснюються на підставі наказів керівника, а не лише заяв працівника.
Роль записів про звільнення
Запис про звільнення має особливе значення, оскільки саме він підтверджує припинення трудового договору та визначає правову підставу такого припинення. Від формулювання залежить сприйняття причин звільнення майбутнім роботодавцем, а також можливість отримання допомоги по безробіттю чи інших соціальних гарантій.
Наприклад, звільнення за власним бажанням вважається ініціативою працівника, тоді як звільнення за згодою сторін є спільним рішенням. Якщо ж трудові відносини припиняються з ініціативи роботодавця, це може бути пов’язано зі скороченням штату, порушенням трудової дисципліни або іншими підставами, передбаченими законом.
Тому запис повинен бути чітким, лаконічним і відповідати формулюванням Кодексу законів про працю України. Будь-яке відхилення від встановленого тексту може стати підставою для спору або необхідності внесення виправлень.
Запис про звільнення за власним бажанням
Звільнення за власним бажанням регулюється статтею 38 Кодексу законів про працю України. Працівник має право розірвати трудовий договір, попередивши роботодавця письмово за два тижні, якщо інше не передбачено законом або домовленістю сторін.
У трудовій книжці запис робиться на підставі відповідного наказу керівника. Формулювання має бути максимально точним. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням, стаття 38 Кодексу законів про працю України». Якщо звільнення відбулося з поважної причини без відпрацювання двотижневого строку, це не змінює основного формулювання, але може бути зазначено у наказі.
Дата запису повинна відповідати останньому дню роботи працівника. Номер і дата наказу зазначаються в окремій графі трудової книжки. Після внесення запису він засвідчується підписом відповідальної особи та печаткою підприємства (у разі її використання).
Запис про звільнення за згодою сторін
Звільнення за згодою сторін передбачене пунктом 1 частини першої статті 36 Кодексу законів про працю України. У цьому випадку трудовий договір припиняється за взаємною домовленістю працівника та роботодавця, а дата звільнення визначається за погодженням сторін.
У трудовій книжці формулювання повинно повністю відповідати законодавству. Приклад запису: «Звільнений за угодою сторін, пункт 1 частини першої статті 36 Кодексу законів про працю України». Недопустимо замінювати формулювання словами «за домовленістю» чи «за спільною згодою», якщо вони не відповідають тексту статті.
Особливістю такого звільнення є те, що воно не вважається ініціативою лише однієї сторони. Саме тому цей запис зазвичай сприймається нейтрально та не має негативного відтінку для працівника. Оформлення здійснюється на підставі наказу, виданого після подання заяви або укладення письмової угоди.
Запис про звільнення за ініціативою роботодавця
Звільнення з ініціативи роботодавця може відбуватися на підставах, передбачених статтями 40 та 41 Кодексу законів про працю України. До них належать зміни в організації виробництва і праці, скорочення чисельності або штату, систематичне невиконання працівником обов’язків, прогули та інші підстави.
У трудовій книжці запис повинен чітко відображати конкретну підставу із зазначенням відповідної статті та пункту закону. Наприклад: «Звільнений у зв’язку зі скороченням штату, пункт 1 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України». Формулювання має бути точним і відповідати наказу.
У таких випадках закон часто передбачає додаткові гарантії, зокрема виплату вихідної допомоги або попередження про звільнення за певний строк. Усі ці умови повинні бути дотримані до внесення запису.
Як правильно оформити запис у трудовій книжці
Запис у трудовій книжці здійснюється в день звільнення. Спочатку вноситься порядковий номер запису, потім дата, далі — формулювання підстави звільнення, і в останній графі зазначається номер та дата наказу.
Формулювання повинно повністю відповідати тексту закону без довільних скорочень. Заборонено використовувати неточні або оціночні вислови. Якщо допущено помилку, вона виправляється шляхом внесення нового запису про визнання попереднього недійсним.
Після внесення запису працівник ознайомлюється з ним під підпис у відповідному журналі обліку руху трудових книжок. У день звільнення трудова книжка видається працівникові, а роботодавець проводить остаточний розрахунок.
Зразки записів у трудовій книжці
Про що йде мова:
-
Звільнений за власним бажанням, стаття 38 Кодексу законів про працю України. Наказ № 45-к від 10.03.2025.
-
Звільнений за угодою сторін, пункт 1 частини першої статті 36 Кодексу законів про працю України. Наказ № 52-к від 15.03.2025.
-
Звільнений у зв’язку зі скороченням штату, пункт 1 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України. Наказ № 60-к від 20.03.2025.
Усі наведені формулювання мають бути відтворені без змін та відповідати змісту виданого наказу. Саме точність і відповідність законодавству є запорукою правильного оформлення запису у трудовій книжці.
Помилки при внесенні записів
Найчастіше помилки у трудовій книжці виникають через неуважність або неправильне тлумачення норм законодавства. Однією з типових проблем є неточне формулювання підстави звільнення. Наприклад, замість повного посилання на статтю Кодексу законів про працю зазначається лише загальна фраза без конкретного пункту чи частини. Такі неточності можуть створити труднощі під час підтвердження стажу або при перевірці документів органами соціального забезпечення.
Ще одна поширена помилка — невідповідність дати запису фактичній даті звільнення. У трудовій книжці повинна бути зазначена саме та дата, яка визначена останнім робочим днем і зафіксована в наказі. Якщо дата внесена помилково або не збігається з наказом, це може викликати підозру щодо правильності оформлення документів.
Проблеми також виникають у разі використання скорочень або довільних формулювань. Закон вимагає чітко відтворювати текст норми, без змін та перефразувань. Наприклад, запис «звільнений за власним» або «звільнений по угоді» є неправильним, оскільки не відповідає формулюванням закону. Навіть незначне відхилення може бути підставою для визнання запису оформленим із порушенням.
Іноді кадрові працівники допускають технічні помилки: пропускають порядковий номер запису, неправильно вказують номер або дату наказу, ставлять підпис у неналежному місці чи не засвідчують запис печаткою (якщо її використання передбачене). Такі помилки можуть здаватися несуттєвими, але в подальшому створюють потребу у додатковому підтвердженні стажу через архівні довідки або судові процедури.
Окремо слід зазначити випадки, коли запис робиться не в день звільнення, а пізніше. Порушення строків видачі трудової книжки та внесення запису є підставою для притягнення роботодавця до відповідальності та нарахування компенсації за затримку.
Виправлення помилок у трудовій книжці
Виправлення помилок у трудовій книжці здійснюється за встановленими правилами і не може проводитися шляхом закреслення чи замальовування тексту. Якщо помилка виявлена, попередній запис не знищується, а визнається недійсним шляхом внесення нового запису з відповідною позначкою.
Процедура виглядає так: у наступному рядку вказується порядковий номер, дата внесення виправлення та формулювання «Запис за номером ___ є недійсним». Після цього робиться правильний запис із точним формулюванням і посиланням на відповідний наказ. У графі з підставою обов’язково зазначаються реквізити документа, на підставі якого здійснюється виправлення.
Якщо помилка стосується реквізитів наказу або дати, кадрова служба повинна перевірити первинні документи, щоб уникнути повторної неточності. У разі втрати наказу або відсутності архівних даних виправлення може проводитися на підставі офіційної довідки підприємства чи рішення суду.
Якщо підприємство ліквідоване, а трудова книжка містить помилковий запис, працівник має право звернутися до правонаступника або до архівної установи. За відсутності можливості підтвердити правильні дані документально питання може вирішуватися в судовому порядку.
Важливо пам’ятати, що виправлення повинні бути чіткими та зрозумілими. Недопустимо вносити кілька варіантів формулювань або залишати сумнівні записи. Усі зміни засвідчуються підписом відповідальної особи та, за наявності, печаткою підприємства.
Особливості для різних категорій працівників
Для окремих категорій працівників порядок внесення записів може мати певні нюанси. Наприклад, щодо державних службовців або посадових осіб органів місцевого самоврядування застосовуються спеціальні закони, які визначають підстави припинення служби. У трудовій книжці в такому випадку зазначається формулювання відповідно до спеціального законодавства із посиланням на конкретну норму.
Стосовно працівників, які працювали за строковим трудовим договором, у записі обов’язково зазначається, що трудовий договір припинено у зв’язку із закінченням строку його дії із посиланням на відповідну статтю Кодексу законів про працю. Формулювання повинно відображати саме юридичну підставу, а не обставини, які передували звільненню.
Для працівників, які працюють за сумісництвом, записи вносяться за основним місцем роботи. Якщо особа звільняється з роботи за сумісництвом, відповідний запис може бути внесений до трудової книжки на підставі довідки з місця роботи за сумісництвом.
Особливості також стосуються неповнолітніх працівників. У разі їх звільнення повинні бути дотримані додаткові гарантії, а підстава звільнення має бути зазначена максимально точно. Будь-яка неточність може бути розцінена як порушення трудових прав.
Щодо працівників, які перебували у відпустці для догляду за дитиною або на лікарняному, запис у трудовій книжці вноситься на загальних підставах, однак дата звільнення визначається відповідно до наказу і не повинна суперечити гарантіям, передбаченим законодавством.
Таким чином, правильність і точність записів у трудовій книжці є обов’язковою умовою дотримання трудових прав працівників незалежно від їх категорії. Будь-які відхилення від установлених норм можуть призвести до необхідності додаткових підтверджень стажу або навіть до судових спорів.