Добові на відрядження – коли виплачуються, що входить та як працюють виплати

У багатьох фірм є різні відрядження, наприклад, добові. З цим пов'язано чимало додаткових нюансів. Тому окремо варто дізнатись, коли виплачуються добові на відрядження та як взагалі нараховуються відрядження добові.

Добові на відрядження — це одна з найпоширеніших та водночас найменш зрозумілих тем у сфері трудових відносин. Проте навіть такий формат зрозумілий не всім. Тому варто додатково дізнатись, що входить в добові на відрядження та яка взагалі максимальна виплата добових на відрядження.

Що таке добові на відрядження?

В умовах сучасного ринку праці службові поїздки залишаються необхідною частиною роботи багатьох спеціалістів: менеджерів, інженерів, консультантів, торгових представників, фахівців сфери обслуговування. Відрядження може тривати один день або кілька тижнів — і в кожному випадку працівник повинен мати гарантії компенсації витрат, пов’язаних з поїздкою. Добові — це своєрідна фінансова підтримка, яка дозволяє працювати поза основним місцем без додаткового фінансового навантаження. Їх правильний розрахунок і виплата — не лише питання комфорту працівника, а й юридична вимога, яку роботодавець повинен виконувати відповідно до законодавства.

Добові на відрядження — це грошова сума, яку роботодавець виплачує працівнику для покриття витрат, що виникають під час перебування у відрядженні. Найважливіше: добові не є зарплатою, не оподатковуються в межах встановлених норм, і не вимагають деталізації витрат. Працівнику не потрібно надавати чеки чи квитанції за харчування, напої чи дрібні побутові витрати — добові виплачуються фіксованою сумою за кожен день відрядження.

Добові розглядаються як компенсація додаткових витрат, які виникають у працівника через те, що він тимчасово перебуває поза місцем постійної роботи. У законодавстві України закріплено, що відрядженням є поїздка працівника за межі населеного пункту, де розташоване підприємство, для виконання службового завдання керівництва. А отже, будь-який такий виїзд повинен супроводжуватися нарахуванням добових, незалежно від того, чи забезпечує роботодавець проживання або харчування.

Які витрати покривають добові?

Добові покривають усі витрати працівника, які неможливо або складно точно зафіксувати документально. До них належать:

• харчування — сніданки, обіди, вечері, кава та інші дрібні перекуси;

• транспорт усередині міста, де проходить відрядження (метро, маршрутки, таксі за необхідності);

• дрібні побутові витрати, пов’язані з перебуванням поза домом (гігієнічні засоби, вода, дрібні канцелярські товари);

• комунікаційні витрати, якщо вони не покриваються додатково (наприклад, мобільний інтернет);

• інцидентальні витрати, які виникають у процесі виконання службових обов’язків, але не потребують окремого підтвердження.

Важливо розуміти: добові не покривають проживання в готелі, проїзд до місця відрядження (квитки, пальне, амортизацію авто), реєстраційні внески на конференціях чи інші значні витрати — ці витрати роботодавець компенсує окремо на підставі підтвердних документів. Добові — це виключно “щоденні” кошти для забезпечення особистих потреб працівника.

Які бувають види добових?

В Україні прийнято розрізняти два основних види добових. Про що йде мова: 

1. Добові за відрядження в межах України. Це сума, яку компанія сплачує працівнику за кожен день поїздки в межах країни. Держава встановлює норму неоподатковуваних добових — станом на сьогодні це до 0,1 мінімальної зарплати на день. Якщо роботодавець встановлює більшу суму, то “надлишок” буде оподатковуватися як додатковий дохід працівника. У більшості компаній сума варіюється в межах 200–500 грн на добу, хоча деякі організації можуть встановлювати вищі виплати залежно від внутрішньої політики.

2. Добові за закордонні відрядження. Оскільки закордонні витрати значно більші, норми добових тут більші. Зазвичай українські підприємства орієнтуються на рекомендації Мінфіну або корпоративні стандарти. Добові можуть становити від 20 до 70 євро на день, інколи — більше. Наприклад, відрядження до країн ЄС обійдеться працівнику дорожче, тому сума добових повинна відповідати актуальним тарифам проживання та харчування.

Це основні види добових, на які проводиться розрахунок засобів. 

Норми та правила нарахування добових

Нарахування добових регулюється Кодексом законів про працю, Податковим кодексом України та внутрішніми документами підприємства (положенням про відрядження). Основні правила такі:

• добові нараховуються за кожен день відрядження, включно з днями від’їзду та приїзду;

• якщо працівник відбуває у відрядження або повертається у неробочий день, добові все одно виплачуються;

• час відрядження рахується від моменту відправлення транспорту до моменту повернення;

• роботодавець зобов’язаний видати працівнику аванс перед поїздкою — це включає добові, проживання, проїзд;

• розмір добових може бути встановлений у положенні про відрядження і не може бути нижчим за мінімальні норми, визначені законодавством;

• у разі часткового забезпечення харчуванням роботодавець має право зменшити суму добових.

Наприклад, якщо готель надає сніданок, деякі компанії зменшують суму добових на 10–20%. Якщо працівника забезпечують трьома прийомами їжі — добові можуть не нараховуватися взагалі, але це має бути чітко задокументовано.

Як розраховуються добові у відрядженні?

Розрахунок добових досить простий. Достатньо порахувати: добові = кількість днів відрядження × встановлена сума за день.

Підрахунок ведеться за календарні дні, а не за годинами. Якщо працівник виїхав о 22:00 і повернувся наступного дня о 03:00 — це все одно вважається двома днями відрядження.

При закордонних поїздках добові часто перераховуються у гривню за офіційним курсом НБУ. Також іноді застосовують правило: день перетину кордону — за нормою добових для тієї країни, в яку прибуває працівник.

Коли і як виплачуються?

Добові виплачуються до початку відрядження у складі авансу. Працівник не має права їх вимагати після повернення, оскільки закон зобов’язує роботодавця надати кошти заздалегідь.

Проте остаточний розрахунок відрядження відбувається після повернення працівника. Він повинен надати авансовий звіт із підтвердними документами за проїзд, проживання та інші витрати, що підлягають компенсації. Добові у звіті не підтверджуються, оскільки їх видають без прив’язки до чеків.

Якщо працівнику було видано аванс із більшою сумою, ніж витрачено, він повертає залишок у касу. Якщо ж витратив більше — компанія компенсує різницю. Усі операції проводяться офіційно, із зазначенням дат відрядження та суми добових.

Чим добові відрізняються від інших компенсацій?

Добові часто плутають з іншими видами компенсацій, які виплачуються працівнику у відрядженні, але між ними існують принципові відмінності. Насамперед добові — це фіксована сума, що видається працівнику на щоденні витрати під час відрядження, які не потребують документального підтвердження. Тобто працівник не зобов’язаний збирати чеки за харчування чи дрібні необхідні витрати. Головна функція добових — забезпечити базові щоденні потреби працівника, поки він знаходиться поза місцем постійної роботи та проживання.

Інші компенсації мають зовсім іншу природу. Наприклад, витрати на проїзд — це окремий вид компенсації, який відшкодовується лише за наявності підтвердних документів: квитків, посадкових талонів, електронних маршрутних квитанцій тощо. До цієї ж категорії належать витрати на проживання, тобто оплата готелю чи орендованого житла, яка також повертається виключно після пред’явлення рахунків. Окремо компенсуються й цільові витрати, пов’язані зі службовими завданнями: наприклад, реєстраційні внески на конференцію, транспорт на місці роботи, добір матеріалів, передбачених планом відрядження.

Таким чином, добові — це єдина компенсація, яка не вимагає жодної звітності, але має чітко встановлену суму. Усі інші виплати відшкодовуються відповідно до фактичних витрат, підтверджених документально, і можуть значно варіюватися залежно від міста, держави, сезонності та конкретних умов відрядження. Саме тому роботодавці завжди розділяють бюджет відрядження на добові та інші витрати: це дозволяє прозоро і коректно вести облік і уникати зайвих непорозумінь між працівником і бухгалтерією.

Типові помилки при нарахуванні добових

Незважаючи на те, що система виплати добових здається простою, на практиці трапляється чимало помилок, які можуть призвести до конфліктів, затримок виплат або фінансових порушень. Найпоширеніша проблема — неправильне визначення дати початку та завершення відрядження. Деякі компанії помилково орієнтуються лише на дату відрядного наказу, ігноруючи фактичний час виїзду чи повернення. Через це кількість днів може бути порахована неправильно, що автоматично впливає на загальну суму добових.

Ще одна розповсюджена помилка — невірне застосування норм добових для закордонних поїздок. Для різних країн діють різні граничні суми, і бухгалтерія повинна враховувати це при розрахунках. Іноді роботодавці встановлюють добові нижчі за мінімально рекомендовані, що може викликати обурення працівника та призвести до скарг або необхідності вносити зміни до внутрішніх положень компанії.

Непоодинокі випадки, коли добові неправильно оподатковуються. За законодавством певна частина добових не підлягає оподаткуванню, але сума, яка перевищує встановлену норму, повинна обкладатися податками як додаткове благо. Через неуважність або відсутність досвіду бухгалтер може помилитися в розрахунках, що призведе до недоплати податків або штрафів за результатами перевірок.

Ще одна типова помилка — відсутність або неправильне оформлення наказу про відрядження. Якщо наказ видано із запізненням або оформлено з порушеннями, це ускладнює подальший облік витрат і може стати приводом для відмови у виплаті добових або у визнанні витрат у бухгалтерії. Нерідко проблеми виникають і через неузгоджений маршрут відрядження: працівник може змінити його без попередження, а це спричиняє суперечки щодо правильності розрахунків.

Як правильно оформити відрядження для отримання добових?

Щоб отримати добові своєчасно і без непорозумінь, дуже важливо правильно оформити відрядження на всіх етапах — від підготовки документів до завершального звіту. Першим кроком є видання наказу про відрядження, в якому повинні бути чітко зазначені мета поїздки, місце, строки, джерело фінансування та, за потреби, додаткові умови. Наказ — це основний документ, без якого неможливо здійснити виплату добових.

Наступний етап — видача посвідчення про відрядження або іншого документа, який фіксує дату виїзду та повернення. У деяких компаніях це можуть бути службові записки, електронні заявки чи спеціальні форми. Головне — щоб ці дані можна було підтвердити документально, адже саме на них спирається бухгалтерія при розрахунку добових.

Перед виїздом працівнику, як правило, видається аванс — у нього має бути чіткий розрахунок, де зазначені добові та інші планові витрати. Після повернення працівник подає звіт про виконання службового завдання і додає всі підтвердні документи: квитки, рахунки за проживання, чеки за проїзд у місті та інші витрати, якщо вони були передбачені. Добові у звіті не потребують підтвердження, але обов’язково враховуються у загальній сумі.

Дуже важливо, щоб працівник не затягував із поданням звіту — зазвичай на це надається кілька днів, залежно від внутрішніх правил компанії. Запізнення може призвести до затримки остаточного розрахунку або вимагання пояснень. Бухгалтерія після отримання звіту робить остаточні нарахування, коригує аванс (якщо витрачена сума була більшою або меншою) і проводить виплату працівнику.

Коректно оформлене відрядження гарантує не лише своєчасне отримання добових, а й захищає працівника та роботодавця від можливих юридичних і фінансових проблем. Чіткість документів, дотримання строків і прозорість відшкодувань — три основні умови, які забезпечують правильне ведення службових поїздок.