Е-Трудова книжка: Чому кожен українець має оцифрувати свій стаж до 2026 року та як це зробити
До 10 червня 2026 року кожен працівник в Україні мусить перейти на електронну трудову книжку, після чого паперові документи втратять юридичну силу. Усі кадрові операції та призначення пенсій здійснюватимуться винятково через електронний реєстр Пенсійного фонду (ПФУ). Більше деталей щодо оцифрування цього облікового документа повідомили у ТСН.
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперового документа. Її мета — мінімізувати бюрократію та усунути ризики втрати чи пошкодження даних.
Алгоритм оцифрування трудової книжки: Інструкція для працівників
Подати дані можуть як сам працівник, так і його роботодавець. Процедура відбувається через портал Пенсійного фонду України (розділ «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини»).
Для оцифрування необхідно:
-
Відсканувати усі сторінки паперової трудової книжки. Скани мають бути кольоровими (.jpg або .pdf) розміром до 1 МБ кожен.
-
Завантажити їх в особистий кабінет на порталі ПФУ.
-
Підтвердити подання за допомогою КЕП, BankID або «Дія.Підпис».
Які документи також потрібно оцифрувати та подати до ПФУ
Важливо: до електронної книжки необхідно додати документи, що підтверджують стаж, особливо набутий до 2004 року (до запуску системи пенсійного страхування). Це критично важливо для точного розрахунку пенсії. Додаються:
-
Дипломи про освіту;
-
Військовий квиток;
-
Свідоцтво про народження дитини (для жінок);
-
Довідки чи накази (для уточнень).
Контроль та виправлення помилок
Перевірити внесені відомості можна в особистому кабінеті ПФУ. Дані про стаж з 1 січня 2004 року відображаються автоматично. Стаж до цієї дати вимагає ручного додавання сканкопій.
Паперову трудову книжку можна зберігати до червня 2026 року. Після дедлайну вона матиме лише архівну цінність.
Якщо в електронній версії є неточності, дані можна виправити. Для цього повторно надсилають відскановані документи, засвідчені електронним підписом. Для виправлення однієї неточності застосовується скорочений пакет документів: достатньо надіслати лише скан тієї сторінки, де було виправлення, разом із титульним листом.
Раніше ми надавали покрокову інструкцію самостійного оцифрування трудової книжки.
Читайте також
