HR-специалистов предупредили о судебных рисках из-за рекомендательных писем

Характеристики от HR: чем они опасны для компании

Как отмечают эксперты AIHR, 'неудачно составленное письмо может сделать организацию уязвимой для исков о клевете или дискриминации, а переоценка входящей рекомендации способна исказить решение о найме'.

Как сообщает AIHR: Письма с рекомендацией личных качеств (так называемые character reference letters) активно применяются в кадровом делопроизводстве. Они нужны, чтобы подтвердить черты характера соискателя или сотрудника по его просьбе. В HR-отдел такие документы поступают по двум каналам: от кандидатов, ищущих работу, и от нынешних или бывших работников, которым требуется характеристика для разных целей - от судебных разбирательств и иммиграции до аренды жилья, поступления в вузы, получения стипендии или волонтерской должности.

Ошибки в подобных письмах грозят организации серьезными последствиями, вплоть до судебных исков. Важно помнить: характеристика личности не заменяет профессиональную рекомендацию. Первая описывает такие качества, как порядочность и ответственность, вторая - навыки и продуктивность в работе.

Как правильно составлять такие письма: структура и советы

У рекомендательного письма должна быть логичная и ясная структура. В него обязательно включаются:

• контакты получателя,
• дата,
• обращение,
• вступительная часть,
• основные блоки с положительными качествами человека (подкрепленные примерами),
• прямая формулировка рекомендации,
• готовность предоставить дополнительные сведения,
• подпись.

При написании стоит избегать излишних превосходных степеней, голословных утверждений, конфиденциальных данных компании, шаблонных прилагательных, а также личной информации вроде финансового положения или состояния здоровья.

Руководителям, составляющим такие документы, рекомендуется придерживаться алгоритма. Сначала нужно изучить внутреннюю политику фирмы относительно рекомендаций. Затем - получить от запрашивающего письменное подтверждение цели и адресата письма. Менеджеру стоит опираться только на те черты, которые он лично наблюдал, и просить примеры, основанные на фактах, а не на впечатлениях. Также полезно применять стандартный шаблон, укладываться в одну страницу, проверять тон перед отправкой и контролировать процесс передачи и хранения письма.

Кроме того, существуют проверенные HR-методики работы с такими запросами. Среди них - разработка четкой письменной политики, закрепление полномочий за определенными сотрудниками, обучение менеджеров и внедрение протоколов перенаправления. Важно различать типы рекомендаций в автоматизированных системах отбора (ATS), фиксировать их влияние, отслеживать предвзятость и использовать их исключительно как дополнительный источник информации.

Рекомендательные письма о личных качествах становятся ценным инструментом для работодателей, стремящихся составить полное впечатление о кандидатах или сотрудниках. Они также помогают самим людям подтвердить свои достоинства. Однако результативность таких писем напрямую зависит от строгого соблюдения стандартов оформления и внутренних регламентов компании. Это позволяет минимизировать юридические риски и сохранить объективность при подборе персонала. В условиях растущей конкуренции на рынке труда грамотное использование подобных характеристик может стать важным преимуществом.