Оцифрування трудових книжок в Україні
В Україні триває перехідний період оцифрування трудових книжок, який триватиме до 10 червня 2026 року відповідно до Закону України № 1217-IX, що набрав чинності 10 червня 2021 року. Вся інформація з паперових носіїв переноситься до Державного реєстру застрахованих осіб. Оцифрування трудових книжок є важливим кроком у модернізації системи обліку трудової діяльності громадян.
Правила подачі документів
Згідно з постановою ПФУ № 11-1, роботодавці, громадяни або фізичні особи можуть подавати документи у вигляді скан-копій або оцифрованих записів з додатками. Важливо зазначити, що при дистанційній подачі документів обов'язковим є накладання кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Передача відомостей до Пенсійного фонду України (ПФУ) здійснюється суворо один раз, і повторно надсилати скани після внесення нового запису не потрібно. Також, законодавство не передбачає механізму тимчасової видачі трудової книжки.
Першочергово опрацьовуються документи осіб, яким до пенсії залишилося 2 роки і менше, а також громадян з офіційним стажем до 1 липня 2000 року. Громадяни можуть перевірити статус оцифрування та отримати витяг з електронної трудової книжки (ЕТК) через онлайн-інструменти. Витяг з ЕТК має таку ж юридичну силу, як і традиційна паперова трудова книжка.
Згідно з новими правилами, трудові книжки, заведені після 10 червня 2021 року, повинні зберігатися у працівників. Штраф за зберігання трудових книжок нових працівників у компанії складає одну мінімальну зарплату за кожне порушення. Законодавство не встановлює жорстких часових рамок для внесення запису до трудової книжки, яка зберігається у працівника, а переведення на неповний робочий день у трудовій книжці не фіксується.
Період військової служби також вноситься до трудової книжки після демобілізації. У разі, якщо трудова книжка залишилась на тимчасово окупованій території, оформлюється дублікат за правилами, визначеними в Інструкції. Процес сканування можуть виконати кадрові служби підприємств або громадяни через особистий кабінет з КЕП. Таким чином, оцифрування трудових книжок має на меті забезпечити зручність та доступність інформації про трудову діяльність громадян в Україні.
Процес оцифрування трудових книжок в Україні є важливим етапом у напрямку цифровізації державних послуг, що сприятиме спрощенню доступу до інформації про трудову діяльність.
Зокрема, нові правила підвищують юридичну силу електронних витягів, що можуть використовуватися на рівні з паперовими документами, що має позитивно вплинути на ринок праці і зменшити адміністративні бар'єри для громадян. Однак, важливо також забезпечити належний рівень інформаційної безпеки та конфіденційності даних у процесі оцифрування.