Цифровизация трудовых книжек: что нужно знать
В Украине завершается переход на электронный учет трудового стажа. Согласно Закону № 1217-IX, вступившему в силу 10 июня 2021 года, все бумажные носители должны быть переведены в Государственный реестр застрахованных лиц до 10 июня 2026 года. Этот процесс — важная часть модернизации системы учета занятости граждан.
Порядок подачи и обработки документов
Постановление ПФУ № 11-1 разрешает работодателям и физлицам направлять скан-копии или оцифрованные записи с приложениями. При удаленной подаче обязателен квалифицированный электронный подпись (КЭП). Сведения передаются в Пенсионный фонд Украины (ПФУ) только один раз — повторное сканирование после внесения новой записи не требуется. Законодательство также не предусматривает временной выдачи бумажной трудовой книжки.
В первую очередь обрабатываются данные тех, кому до пенсии осталось два года или меньше, а также граждан с официальным стажем до 1 июля 2000 года. Проверить статус оцифровки и получить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК) можно онлайн. Такой выписка имеет ту же юридическую силу, что и традиционный бумажный документ.
По новым правилам, трудовые книжки, оформленные после 10 июня 2021 года, должны храниться у самих работников. За хранение таких документов нового сотрудника в компании грозит штраф в размере одной минимальной зарплаты за каждое нарушение. Временные рамки для внесения записей в книжку, находящуюся у сотрудника, не установлены, а перевод на неполный рабочий день в ней не фиксируется.
Период военной службы вносится в трудовую книжку после демобилизации. Если документ остался на временно оккупированной территории, оформляется дубликат по правилам Инструкции. Сканирование могут выполнить кадровые службы предприятий или сами граждане через личный кабинет с КЭП. Таким образом, цифровизация трудовых книжек направлена на удобство и доступность данных о трудовой деятельности.
Перевод трудовых книжек в электронный вид — важный шаг к цифровизации госуслуг, который упростит доступ к информации о стаже и снизит бюрократическую нагрузку.
Новые правила усиливают юридическую значимость электронных выписок, которые теперь равнозначны бумажным оригиналам. Это должно положительно сказаться на рынке труда и уменьшить административные барьеры. Однако важно обеспечить надежную защиту данных и конфиденциальность в процессе оцифровки.