Сложности с переводом в цифру трудовых книжек призванных сотрудников
После подачи ежемесячного отчёта без начислений и уплаты ЕСВ за сотрудника, призванного на военную службу, связь между ним и работодателем в веб-портале Пенсионного фонда Украины (ПФУ) может автоматически разорваться. В результате система выдаёт сообщение, что 'этот работник не является вашим работником', хотя фактического увольнения не происходит. С подобной проблемой сталкиваются работодатели при попытке оцифровать трудовые книжки таких сотрудников.
Аналогичная ситуация возникает и с работниками, находящимися в отпуске по уходу за ребёнком до трёх лет, в неоплачиваемом отпуске или при приостановлении трудового договора. Как отмечает HR-эксперт Яна Ярошенко,
«Это чисто технический нюанс». Работодателям следует проявлять особую внимательность, поскольку по всем этим категориям сотрудников может не хватить времени на подготовку скан-копий документов до сдачи отчётности.
Необходимость оперативных действий
На данный момент Пенсионный фонд Украины не предоставил конкретных инструкций по решению этого вопроса. По словам Яны Ярошенко,
«Пока что никто не даёт нам никаких конкретных указаний. Скорее всего, будем дальше продолжать хранить неоцифрованные и неотсканированные [документы]». Единственный выход для работодателя — успеть подать сведения до начала мобилизации сотрудника, его отпуска или приостановления договора.
Данный случай наглядно показывает, насколько важно своевременно выполнять административные процедуры для сохранения юридической связи с работником. В условиях частичной мобилизации, которая затронула многие украинские компании, подобные технические сбои создают дополнительные сложности для кадровых служб. Неопределённость в разъяснениях со стороны ПФУ лишь усугубляет положение, поэтому работодателям необходимо самостоятельно отслеживать новости и законодательные изменения, чтобы минимизировать риски.