Семь шагов для HR-специалистов: как справляться с низкой продуктивностью сотрудников

Продуктивность сотрудников: как выявить проблему и найти решение

Как сообщает AIHR: Грамотное управление эффективностью напрямую влияет на результаты компании. Именно поэтому системный подход здесь особенно важен: он помогает действовать по единой логике, а не на эмоциях. В материале AIHR представлен алгоритм, который HR и руководители могут применять в ситуациях, когда работник перестаёт справляться со своими обязанностями.

Ключевая задача - отличить настоящие рабочие сбои от таких факторов, как размытые ожидания, нехватка ресурсов или личные трудности. В тексте описаны пять категорий нарушений, семь этапов стандартизированного вмешательства и рекомендации по фиксации инцидентов и общению с сотрудником.

Чем определяется реальная проблема с производительностью

AIHR также знакомит читателей с мини-курсом High-Impact Performance Management, который помогает HR-специалистам глубже разбираться в причинах низкой эффективности и устранять их. О настоящей проблеме можно говорить, когда результаты, поведение или дисциплина человека систематически не соответствуют требованиям должности. Диагноз ставят на основе KPI, должностной инструкции или внутренних правил компании.

В статье выделены пять типов проблем:

• результативность
• присутствие на работе и пунктуальность
• поведение
• качество работы
• работа в команде и взаимодействие

Системный разбор ситуации

AIHR советует строить разбор по пяти вопросам: почему возникает проблема, что мешает сотруднику, чем может помочь компания, что изменится в случае успеха и что будет, если ничего не предпринять. Руководителям стоит обращать внимание на ранние сигналы - сорванные сроки, пропуски работы, ухудшение качества и снижение мотивации. Наблюдение рекомендовано вести от одной недели до месяца.

В качестве примера в тексте разобрана ситуация: сотруднику поручили до 14 марта обновить общий трекер проекта, но задача так и не была выполнена. Это уже третий сбой за пять недель.

Когда с сотрудником работают в формате коучинга, контрольные встречи стоит проводить каждую неделю или хотя бы раз в две недели - особенно при серьёзных нарушениях. Если такой формат не помогает, переходят к плану повышения эффективности (PIP); перед его запуском руководитель обязан согласовать действия с HR.

При сложных случаях эскалация происходит поэтапно: сначала ситуацию разбирает вышестоящий руководитель, затем подключается HR-отдел. Если же речь о дискриминации, защищённых признаках, трудовом праве или возможном увольнении, HR и юристы должны подключаться немедленно.

Документирование и общение с сотрудником

Документируя инцидент, нужно отражать шесть пунктов: конкретное действие, дату, частоту, последствия, реакцию работника и согласованные дальнейшие шаги. На каждой контрольной встрече полезно записывать, что именно обсуждалось, что удалось улучшить, а что нет, какие возникли новые преграды, что сказал сотрудник и к каким договорённостям пришли.

Авторы подчёркивают: снижение результативности далеко не всегда связано с виной сотрудника, а понятный и единообразный процесс помогает руководителям избегать хаотичных решений. Ситуацию не стоит квалифицировать как проблему с производительностью, если сотрудник не до конца понимает стандарты, не обеспечен инструментами или обучением, сталкивается с постоянно меняющимися приоритетами, не получает обратной связи, перегружен невыполнимыми задачами, переживает кризис или имеет проблемы со здоровьем.

В материале также есть примеры того, как конструктивно формулировать обратную связь. Вместо обвинительного «Ты всегда всё портишь» автор советует сказать: «Я замечаю, что это повторяется уже несколько раз, и хочу разобраться, в чём причина». Всего в статье приведено восемь пар неудачных и более удачных фраз.

Дополнительно AIHR упоминает сертификационную программу Talent Management & Succession Planning Certificate Program и демо-версию портала для тех, кто хочет познакомиться с её возможностями. В целом предложенный подход может быть полезен HR-менеджерам, которые стремятся сделать работу с продуктивностью более честной, прозрачной и ориентированной на реальную помощь людям.

Важно понимать, что отношения с руководителем играют ключевую роль в вовлеченности сотрудников и их производительности. Эффективное взаимодействие на уровне менеджмента может значительно снизить вероятность возникновения проблем с выполнением обязанностей, о которых идет речь в данной статье. Уделяя внимание этому аспекту, компании могут не только повысить мотивацию, но и улучшить общие результаты работы команды.