Трудові книжки стають цифровими: що робити до червня 2026 року

Оцифрування трудових книжок в Україні

Як повідомляє ХВИЛЯ: В Україні триває процес оцифрування паперових трудових книжок, який має завершитися до 10 червня 2026 року. Після цієї дати облік трудового стажу повністю перейде в цифровий формат, а дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Цей крок є важливим для оптимізації процесу обліку трудового стажу та спрощення доступу до інформації про трудову діяльність громадян.

Перехідний період та дії для оцифрування

Перехідний період для оцифрування триває п'ять років, і до 10 червня 2026 року роботодавці, працівники та пенсіонери мають виконати необхідні дії для внесення даних. Оригінал паперової трудової книжки видається працівнику під особистий підпис на довічне зберігання. Держава зняла з роботодавців зобов'язання тримати трудові книжки у відділах кадрів.

Відзначено, що з 1 січня 2004 року страховий стаж автоматично обчислюється за даними електронного реєстру.

Запізнення з поданням документів не призведе до фатальних наслідків або втрати виплат. Якщо трудова книжка не буде оцифрована до 10 червня з поважних причин, документи можна буде відсканувати у будь-який зручний час або під час звернення до Пенсійного фонду України за призначенням пенсії. Важливо також зазначити, що відскановані сторінки старих книжок та паперові довідки є необхідними для підтвердження періодів страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Оцифрування даних можна здійснити кількома способами:

• через роботодавця,
• самостійно через особистий кабінет Пенсійного фонду України з кваліфікованим електронним підписом,
• або принести оригінали до відділення Пенсійного фонду.

Як зазначає Комітет Верховної Ради: "До 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб."

Цей процес є важливим етапом у переході до сучасних цифрових технологій у сфері обліку трудового стажу в Україні.

Оцифрування трудових книжок є частиною широкої реформи в Україні, яка спрямована на забезпечення більшої прозорості та ефективності в управлінні трудовими ресурсами. Цей процес не лише спростить доступ до інформації про трудовий стаж, але й зменшить адміністративні бар'єри для працівників і роботодавців. Позитивний вплив на соціальну сферу та систему пенсійного забезпечення є важливим для розвитку країни у напрямку цифровізації.

У зв'язку з переходом до цифрового формату обліку трудового стажу, важливо знати, як саме відбуватиметься процес оцифрування. Додаткову інформацію про те, які кроки необхідно виконати протягом наступних п'яти років, можна знайти в нашій статті про ініціативи Пенсійного фонду щодо оцифрування трудових книжок.