HRMS – що це та як система управління персоналом допомагає бізнесу

Управління персоналом дається не так просто, як може здатись на перший погляд. Адже сучасний бізнес усе частіше стикається з потребою автоматизувати процеси управління персоналом, щоб підвищити ефективність роботи компанії та знизити ризики людського фактору. 

Зростання кількості співробітників, складність внутрішніх процесів, необхідність дотримання законодавчих норм і стандартизації процедур роблять управління персоналом дедалі складнішим завданням. 

Що таке HRMS і для чого вона потрібна

Почати варто з того, що саме для таких потреб розроблені системи управління персоналом — HRMS (Human Resource Management System). Вони дозволяють оптимізувати рутинні HR-процеси, забезпечують контроль за виконанням завдань і підтримують аналітику для прийняття стратегічних рішень. Завдяки HRMS компанії отримують інструмент, який допомагає ефективніше працювати з персоналом, планувати розвиток команди та формувати прозорі й зрозумілі внутрішні процеси.

HRMS — це програмна система для комплексного управління персоналом. Вона інтегрує всі ключові HR-процеси в єдину платформу, що дозволяє компанії відслідковувати інформацію про співробітників, автоматизувати рутинні завдання і підвищувати продуктивність HR-відділу. Основні завдання HRMS включають:

• ведення бази даних співробітників з усією необхідною інформацією;

• управління процесами найму та адаптації нових працівників;

• моніторинг продуктивності та оцінка ефективності роботи персоналу;

• планування навчання та розвитку співробітників;

• управління заробітною платою, бонусами та іншими компенсаційними механізмами;

• забезпечення дотримання трудового законодавства та внутрішніх політик компанії.

HRMS потрібна компаніям будь-якого масштабу, оскільки вона значно скорочує витрати часу на рутинну роботу, дозволяє уникати помилок, пов’язаних із ручним обліком, і забезпечує прозорість усіх процесів управління персоналом.

Як HRMS відрізняється від HRIS та HCM систем

Попри те, що терміни HRMS, HRIS та HCM часто використовуються як синоніми, між ними існують відмінності. Про що йде мова: 

1. HRIS (Human Resource Information System) — це базова система для зберігання та обробки даних про співробітників. Вона забезпечує адміністративні функції: облік персоналу, ведення кадрових документів, управління відпустками та відстеження робочого часу.

2. HRMS — більш комплексна система, яка крім зберігання інформації включає автоматизацію процесів управління персоналом: оцінку продуктивності, планування навчання, аналітику даних і підтримку стратегічного управління.

3. HCM (Human Capital Management) — це концепція управління людським капіталом, яка передбачає використання HR-систем не лише для автоматизації процесів, а й для стратегічного розвитку талантів, планування кар’єри, мотивації та утримання ключових співробітників.

Таким чином, HRMS займає проміжну позицію між HRIS і HCM: вона поєднує функції обліку та аналітики, але не завжди включає всі стратегічні інструменти розвитку персоналу, які присутні в HCM-системах.

Основні функції та модулі HRMS

HRMS включає кілька ключових модулів, які дозволяють автоматизувати всі основні HR-процеси:

1. Кадровий облік. Ведення бази даних співробітників, облік відпусток, лікарняних, відряджень, управління контрактами та документами.

2. Рекрутинг і адаптація. Модулі для автоматизації процесу найму, включаючи публікацію вакансій, відбір кандидатів, інтеграцію із зовнішніми платформами та адаптацію нових співробітників.

3. Оцінка та розвиток персоналу. Інструменти для проведення атестацій, оцінки продуктивності, визначення потреб у навчанні, планування кар’єрного росту.

4. Управління заробітною платою та компенсаціями. Автоматизація нарахування зарплат, бонусів, податків, соціальних виплат і звітності.

5. Аналітика та звітність. Модулі для збору даних про ефективність співробітників, динаміку команд, прогнозування потреб у персоналі та прийняття стратегічних рішень.

6. Самообслуговування співробітників. Платформа дозволяє співробітникам самостійно заповнювати дані, подавати заявки на відпустку, переглядати зарплатні відомості та графіки роботи.

Комбінація цих модулів забезпечує цілісний підхід до управління персоналом і дозволяє HR-відділу зосередитися на стратегічних завданнях, а не на рутинних операціях.

Як впроваджується HRMS у компанії

Впровадження HRMS — це комплексний процес, що включає кілька етапів:

1. Аналіз потреб. Визначення проблемних зон у HR-процесах та визначення цілей впровадження системи.

2. Вибір системи. Порівняння різних HRMS за функціоналом, масштабованістю, інтеграційними можливостями та ціною.

3. Планування впровадження. Розробка поетапного плану, включаючи інтеграцію з існуючими системами, налаштування модулів та підготовку бази даних.

4. Навчання персоналу. Проведення тренінгів для HR-спеціалістів та керівників, щоб забезпечити ефективне користування системою.

5. Тестування та запуск. Перевірка функціоналу системи, усунення помилок та повне впровадження у виробниче середовище.

6. Підтримка та оптимізація. Постійний моніторинг роботи системи, оновлення функцій та адаптація під нові потреби компанії.

Правильне впровадження HRMS дозволяє уникнути проблем з адаптацією співробітників, скоротити час обробки даних та забезпечити надійний контроль за всіма HR-процесами.

Вплив HRMS на ефективність роботи HR-відділу та управління персоналом

HRMS істотно підвищує ефективність роботи HR-відділу. Автоматизація рутинних процесів звільняє час фахівців для стратегічної роботи: планування розвитку персоналу, мотиваційні програми, формування корпоративної культури.

Система дозволяє підвищити точність і прозорість обліку, скоротити помилки при нарахуванні зарплат і компенсацій, а також забезпечити своєчасне виконання всіх законодавчих вимог. Аналітичні інструменти HRMS дають можливість керівництву швидко оцінювати продуктивність команди, виявляти слабкі ланки і приймати обґрунтовані рішення для оптимізації процесів.

Крім того, HRMS сприяє покращенню досвіду співробітників: доступ до особистої інформації, зручний процес подачі заявок, прозорі механізми оцінки та розвитку — все це підвищує залученість і мотивацію команди.

У довгостроковій перспективі впровадження HRMS допомагає компаніям підвищити конкурентоспроможність, скоротити витрати на управління персоналом і забезпечити системний розвиток корпоративної культури.

Приклади популярних HRMS систем у світі та Україні

Сучасний ринок HRMS пропонує широкий вибір систем, які відрізняються функціоналом, масштабованістю та рівнем інтеграції. У світі серед найпопулярніших рішень виділяють SAP SuccessFactors, Workday, Oracle HCM Cloud, ADP Workforce Now та UKG (Ultimate Kronos Group). Ці системи дозволяють автоматизувати повний цикл управління персоналом — від рекрутингу та адаптації нових співробітників до планування розвитку талантів і аналітики продуктивності. Наприклад, Workday широко використовується у великих міжнародних компаніях через можливість масштабування та інтеграції з іншими бізнес-системами, а SAP SuccessFactors цінується за гнучкість у налаштуванні HR-процесів і потужні аналітичні інструменти.

В Україні також доступні як міжнародні рішення, так і локальні системи HRMS, адаптовані під українське законодавство та потреби бізнесу. Серед них — BambooHR, Zoho People, HR-Soft, Personnel Plus, а також M.E.Doc HR для інтеграції з українськими бухгалтерськими системами. Локальні системи часто пропонують більш доступні тарифи та швидку технічну підтримку українською мовою, що робить їх привабливими для малого та середнього бізнесу.

Використання популярних HRMS дозволяє компаніям стандартизувати внутрішні процеси, забезпечити прозорість даних та отримати доступ до аналітики для стратегічного планування. Завдяки цим системам HR-відділ може працювати більш ефективно, а керівництво отримує інструменти для швидкого прийняття рішень щодо розвитку команди та бізнесу загалом.

Помилки при виборі та впровадженні HRMS

Незважаючи на очевидні переваги HRMS, компанії часто роблять помилки, що знижує ефективність впровадження системи. Однією з основних помилок є недооцінка потреб бізнесу. Часто обирають систему лише за популярністю чи рекомендацією, не аналізуючи реальні процеси та проблеми в HR-відділі, що призводить до недоцільних витрат та низької ефективності.

Ще однією поширеною помилкою є ігнорування інтеграції з існуючими системами компанії. Відсутність належного зв’язку з бухгалтерією, ERP-системами або платформами для комунікацій створює дублювання даних і помилки у процесах.

Крім того, часто не проводиться навчання персоналу. Без підготовки співробітники не використовують повний потенціал системи, а автоматизація рутинних процесів не дає очікуваного ефекту.

Ще однією проблемою є занадто швидке або необдумане впровадження. Без поетапного плану, тестування та адаптації системи до реальних процесів компанії виникають збої, втрати даних та опір співробітників.

Нарешті, компанії іноді не налаштовують систему під свої бізнес-процеси, намагаючись слідувати стандартним шаблонам. Це призводить до того, що HRMS не вирішує конкретних проблем, а стає лише додатковим інструментом обліку, що не приносить стратегічної цінності.

Для успішного впровадження HRMS необхідно: чітко визначити цілі системи, провести аудит існуючих процесів, обрати рішення, яке відповідає потребам компанії, забезпечити навчання персоналу та поетапне тестування всіх модулів. Тільки в такому випадку система стане ефективним інструментом для управління персоналом і підвищення продуктивності бізнесу.