До 10 июня 2026 года каждый работник в Украине должен перейти на электронную трудовую книжку, после чего纸ные документы потеряют юридическую силу. Все кадровые операции и назначение пенсий будут проводиться исключительно через электронный реестр Пенсионного фонда (ПФУ). Подробнее об оцифровке этого учетного документа сообщили в ТСН.
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа. Её цель — минимизировать бюрократию и устранить риски потери или повреждения данных.
Алгоритм оцифрования трудовой книжки: Инструкция для работников
Данные могут подать как сам работник, так и его работодатель. Процедура проходит через портал Пенсионного фонда Украины (раздел «Коммуникации с ПФУ» → «Сведения о трудовых отношениях»).
Для оцифрования необходимо:
- Сканировать все страницы бумажной трудовой книжки. Сканы должны быть цветными (.jpg или .pdf) размером до 1 МБ каждый.
- Загрузить их в личный кабинет на портале ПФУ.
- Подтвердить подачу с помощью КЭП, BankID или «Дия.Подпис».
Какие документы также нужно оцифровать и подать в ПФУ
Важно: к электронной книжке необходимо добавить документы, подтверждающие стаж, особенно полученный до 2004 года (до запуска системы пенсионного страхования). Это критически важно для точного расчета пенсии. Добавляются:
- Дипломы об образовании;
- Военный билет;
- Свидетельство о рождении ребенка (для женщин);
- Справки или приказы (для уточнений).
Контроль и исправление ошибок
Проверить внесенные сведения можно в личном кабинете ПФУ. Данные о стаже с 1 января 2004 года отображаются автоматически. Стаж до этой даты требует ручного добавления скан-копий.
Бумажную трудовую книжку можно хранить до июня 2026 года. После дедлайна она будет иметь лишь архивную ценность.
Если в электронной версии есть неточности, данные можно исправить. Для этого повторно отправляют отсканированные документы, заверенные электронной подписью. Для исправления одной неточности применяется сокращенный пакет документов: достаточно отправить лишь скан той страницы, где было исправление, вместе с титульным листом.
Ранее мы предоставили пошаговую инструкцию самостоятельной оцифровки трудовой книжки.